Trong một doanh nghiệp, bộ phận hành chính nhân sự có vai trò quản lý nhiều công việc liên quan đến người lao động, hồ sơ, giấy tờ và các hoạt động nội bộ. Vì vậy, nhân viên hành chính nhân sự (HCNS) là vị trí được tuyển dụng ở khá nhiều công ty, từ doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn có quy mô lớn.
Vậy nhân viên hành chính nhân sự làm những công việc gì? Mức lương hiện nay ra sao, cần học ngành nào và cần có những kỹ năng gì để theo nghề? Cùng TimViecTot.net tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Hành chính nhân sự (HCNS) là gì?
Hành chính nhân sự (HCNS) là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến quản lý nhân sự và hoạt động hành chính trong doanh nghiệp. Tùy theo quy mô công ty, bộ phận này có thể được chia thành nhiều vị trí như tuyển dụng, C&B, hành chính, đào tạo và phát triển nhân sự.
Nhân viên hành chính nhân sự là người trực tiếp thực hiện các công việc được giao trong bộ phận HCNS. Công việc có thể bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động, hỗ trợ tuyển dụng, chấm công, tính lương, quản lý tài sản văn phòng và thực hiện các thủ tục hành chính.
Ở những doanh nghiệp nhỏ, một nhân viên HCNS có thể đảm nhận nhiều đầu việc cùng lúc. Trong khi đó, tại doanh nghiệp lớn, công việc thường được phân chia thành từng nhóm chuyên môn rõ ràng.
Nhân viên hành chính nhân sự làm gì?
Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự có thể khác nhau. Một số công việc phổ biến gồm:
Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ
Nhân viên HCNS thường chịu trách nhiệm tiếp nhận, sắp xếp và lưu trữ các loại giấy tờ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và người lao động.
Công việc có thể bao gồm:
-
Soạn thảo các văn bản hành chính, thông báo và quyết định.
-
Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
-
Quản lý công văn đến và công văn đi.
-
Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp.
-
Theo dõi thời hạn của một số giấy tờ, hồ sơ.
-
Cập nhật dữ liệu hành chính khi có thay đổi.
Việc quản lý hồ sơ cần sự cẩn thận vì nhiều giấy tờ chứa thông tin quan trọng của doanh nghiệp và nhân viên.
Quản lý hồ sơ lao động và hợp đồng nhân sự
Đây là một trong những công việc thường xuyên của nhân viên hành chính nhân sự.
Nhân viên HCNS có thể phụ trách lập và cập nhật hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, quyết định điều chuyển, bổ nhiệm, nghỉ việc và các giấy tờ liên quan khác.
Ngoài ra, nhân viên cần theo dõi thời hạn hợp đồng để phối hợp với các bộ phận liên quan khi hợp đồng sắp hết hạn hoặc cần gia hạn.
Hồ sơ cũng cần được bảo quản và cập nhật thường xuyên nhằm hạn chế tình trạng thiếu hoặc sai thông tin.
Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Tại nhiều doanh nghiệp, nhân viên HCNS sẽ tham gia vào quá trình tuyển dụng.
Một số công việc thường gặp gồm:
-
Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban.
-
Đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp.
-
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên.
-
Liên hệ ứng viên để trao đổi thông tin và sắp xếp phỏng vấn.
-
Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục nhận việc.
-
Theo dõi nhân viên mới trong thời gian thử việc.
-
Hỗ trợ tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ.
Ở một số công ty, tuyển dụng và đào tạo là hai bộ phận riêng. Tuy nhiên, tại doanh nghiệp nhỏ, nhân viên HCNS có thể đảm nhận cả hai nhóm công việc.
Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp
Ngoài công việc liên quan đến con người, HCNS còn có thể phụ trách quản lý tài sản và thiết bị sử dụng chung tại văn phòng.
Ví dụ như bàn ghế, máy tính, máy in, điện thoại, văn phòng phẩm, đồng phục hoặc các thiết bị phục vụ công việc.
Nhân viên HCNS thường lập danh sách tài sản, theo dõi việc cấp phát, bàn giao và phối hợp xử lý khi thiết bị bị hư hỏng hoặc cần thay thế.
Xử lý bảng lương
Tùy vào cơ cấu doanh nghiệp, nhân viên HCNS có thể trực tiếp tính lương hoặc phối hợp với bộ phận C&B và kế toán.
Các dữ liệu thường được tổng hợp gồm:
-
Ngày công và ngày nghỉ.
-
Làm thêm giờ.
-
Nghỉ phép.
-
Phụ cấp.
-
Thưởng và các khoản khấu trừ.
-
Các khoản bảo hiểm theo quy định.
Công việc liên quan đến tiền lương yêu cầu nhân viên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi trình duyệt hoặc chuyển sang bước thanh toán.
Hỗ trợ công tác lễ tân
Ở một số công ty, bộ phận HCNS còn hỗ trợ các công việc lễ tân và hậu cần văn phòng.
Chẳng hạn như đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp, đặt lịch họp, chuẩn bị nước uống, văn phòng phẩm hoặc hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ.
Đây thường là những công việc phát sinh theo nhu cầu nên nhân viên HCNS cần có khả năng phối hợp và xử lý khá linh hoạt.
Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự
Tùy vào quy mô doanh nghiệp, phòng hành chính nhân sự có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau. Một phòng HCNS tương đối đầy đủ thường có các bộ phận sau:
Bộ phận tuyển dụng
-
Bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp.
-
Các công việc chính gồm đăng tin, tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và phối hợp với các phòng ban để lựa chọn nhân sự.
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)
-
C&B là viết tắt của Compensation & Benefits, thường phụ trách các vấn đề liên quan đến tiền lương, thưởng và chế độ phúc lợi.
-
Bộ phận này có thể đảm nhận việc chấm công, tính lương, theo dõi phép, bảo hiểm và các chế độ dành cho người lao động.
Bộ phận hành chính
-
Bộ phận hành chính tập trung vào các công việc vận hành văn phòng như quản lý tài sản, văn phòng phẩm, giấy tờ, cơ sở vật chất, hậu cần và các hoạt động hành chính nội bộ.
Bộ phận đào tạo và phát triển
-
Bộ phận này phụ trách xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng cho nhân viên.
-
Tùy doanh nghiệp, công việc có thể bao gồm đào tạo nhân viên mới, đào tạo chuyên môn, kỹ năng mềm hoặc xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp.
Nhân viên hành chính nhân sự lương bao nhiêu?
Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự không cố định mà phụ thuộc vào kinh nghiệm, vị trí, quy mô doanh nghiệp và phạm vi công việc.
Thông thường, người mới bắt đầu có thể nhận mức lương thấp hơn so với nhân sự đã có kinh nghiệm. Khi đã làm việc lâu năm và có chuyên môn về tuyển dụng, C&B, quan hệ lao động hoặc quản lý nhân sự, thu nhập có thể tăng theo vị trí và trách nhiệm.
Ngoài lương cơ bản, một số doanh nghiệp còn có phụ cấp, thưởng hiệu quả công việc, thưởng lễ Tết hoặc các chế độ phúc lợi khác.
Khi tìm việc, ứng viên nên xem kỹ mô tả công việc và tổng thu nhập thay vì chỉ quan tâm đến mức lương cơ bản.
8 kỹ năng không thể thiếu của Nhân viên hành chính nhân sự
Để làm tốt công việc HCNS, bằng cấp chuyên môn là một lợi thế nhưng chưa phải yếu tố duy nhất. Một số kỹ năng quan trọng gồm:
Giao tiếp tốt, linh hoạt trong xử lý tình huống
Nhân viên HCNS thường xuyên làm việc với nhiều đối tượng như ứng viên, nhân viên, quản lý và các phòng ban khác.
Khả năng giao tiếp rõ ràng, biết lắng nghe và xử lý vấn đề bình tĩnh sẽ giúp công việc thuận lợi hơn.
Đa chức năng
Công việc HCNS có thể phát sinh nhiều đầu việc trong cùng một ngày. Buổi sáng có thể xử lý hồ sơ nhân viên, sau đó tuyển dụng, giải quyết giấy tờ hoặc hỗ trợ một cuộc họp.
Vì vậy, khả năng làm nhiều nhóm công việc và chuyển đổi giữa các nhiệm vụ là một lợi thế.
Kỹ năng tổ chức
Nhân viên HCNS phải quản lý khá nhiều hồ sơ, giấy tờ, lịch làm việc và dữ liệu nhân sự.
Biết sắp xếp công việc khoa học sẽ giúp hạn chế nhầm lẫn và bỏ sót nhiệm vụ.
Tin học văn phòng
Excel, Word, PowerPoint và email là những công cụ thường xuyên được sử dụng trong công việc HCNS.
Trong đó, Excel đặc biệt hữu ích khi quản lý danh sách nhân viên, chấm công, dữ liệu lương và các báo cáo nhân sự.
Kỹ năng quản lý thời gian
HCNS thường phải xử lý nhiều công việc có thời hạn khác nhau. Vì vậy, biết xác định việc nào cần làm trước và phân bổ thời gian hợp lý là kỹ năng cần thiết.
Kỹ năng quan sát và lắng nghe
Không phải vấn đề nào của nhân viên cũng được thể hiện trực tiếp. Việc quan sát và lắng nghe sẽ giúp nhân viên HCNS hiểu đúng vấn đề trước khi đưa ra hướng xử lý hoặc chuyển đến người có trách nhiệm.
Khả năng đối phó với áp lực
Vào những thời điểm như cuối tháng, cuối năm, mùa tuyển dụng hoặc kỳ tính lương, khối lượng công việc HCNS có thể tăng đáng kể.
Khả năng giữ bình tĩnh và kiểm soát công việc trong những giai đoạn này rất quan trọng.
Biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự
Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm để quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, tuyển dụng và theo dõi nhân sự.
Biết sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp nhân viên làm việc nhanh hơn và giảm bớt các thao tác thủ công.
Học ngành gì để ra làm Nhân viên hành chính nhân sự?
Không có một ngành học duy nhất bắt buộc để trở thành nhân viên hành chính nhân sự. Tuy nhiên, một số ngành học có kiến thức khá sát với công việc này.
Ngành Quản trị nhân lực
Đây là ngành được nhiều người lựa chọn nếu muốn theo nghề nhân sự. Chương trình học thường cung cấp kiến thức về tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, quan hệ lao động và quản lý nhân sự.
Ngành Quản lý nhân sự
Ngành này tập trung vào việc tổ chức và quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Người học có thể tiếp cận nhiều kiến thức liên quan đến tuyển dụng, đánh giá nhân viên, tiền lương và chính sách nhân sự.
Ngành Quản lý nguồn nhân lực
Nội dung đào tạo hướng đến việc xây dựng, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực. Đây cũng là nền tảng phù hợp với những người muốn làm việc trong lĩnh vực HR.
Ngành Quản trị hành chính nhân sự
Ngành hoặc chương trình đào tạo liên quan đến quản trị hành chính nhân sự giúp người học tiếp cận đồng thời hai nhóm công việc là hành chính và nhân sự.
Ngoài các ngành trên, sinh viên tốt nghiệp quản trị kinh doanh, luật, kinh tế hoặc một số ngành liên quan cũng có thể ứng tuyển vị trí HCNS nếu đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.
Tìm việc làm Nhân viên hành chính nhân sự ở đâu?
Nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự xuất hiện ở nhiều loại hình doanh nghiệp, từ công ty sản xuất, thương mại, dịch vụ đến ngân hàng, trường học, bệnh viện và các tổ chức khác.
Khi tìm việc, ứng viên có thể tìm thông tin tuyển dụng trên website việc làm, trang tuyển dụng của doanh nghiệp hoặc các nền tảng mạng xã hội.
TimViecTot.net cũng là một kênh để người tìm việc tham khảo các tin tuyển dụng và thông tin nghề nghiệp.
Trước khi ứng tuyển, bạn nên kiểm tra kỹ địa điểm làm việc, thời gian làm việc, yêu cầu kinh nghiệm, mức lương, quyền lợi và mô tả công việc.
Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên Hành chính nhân sự thường gặp
Nếu đang chuẩn bị phỏng vấn vị trí HCNS, bạn có thể gặp một số câu hỏi như:
1. Bạn hãy giới thiệu bản thân và kinh nghiệm làm việc liên quan đến nhân sự?
Nhà tuyển dụng thường muốn biết kinh nghiệm thực tế, công việc từng đảm nhận và mức độ phù hợp với vị trí đang tuyển.
2. Theo bạn, công việc của nhân viên hành chính nhân sự gồm những gì?
Ứng viên nên tìm hiểu trước mô tả công việc của doanh nghiệp để trả lời sát với vị trí tuyển dụng thay vì chỉ đưa ra định nghĩa chung về HCNS.
3. Bạn đã từng sử dụng phần mềm nhân sự hoặc Excel chưa?
Nếu đã sử dụng, hãy nêu rõ phần mềm và những công việc bạn từng thực hiện.
4. Bạn xử lý thế nào khi nhân viên có thắc mắc về lương?
Câu hỏi này kiểm tra khả năng xử lý tình huống. Nên ưu tiên kiểm tra lại dữ liệu, xác định nguyên nhân và trao đổi rõ ràng với người lao động.
5. Bạn làm gì khi phải xử lý nhiều công việc cùng lúc?
Có thể trình bày cách bạn phân loại công việc theo mức độ ưu tiên, thời hạn và mức độ ảnh hưởng để xử lý lần lượt.
6. Bạn có kinh nghiệm tuyển dụng không?
Nếu từng tuyển dụng, hãy nói cụ thể về số lượng tuyển, vị trí, kênh tuyển dụng và những bước bạn trực tiếp thực hiện.
7. Bạn xử lý thông tin nhân sự như thế nào để đảm bảo tính bảo mật?
Đây là vấn đề quan trọng trong công việc HCNS vì nhân viên thường tiếp xúc với thông tin cá nhân, lương thưởng và hồ sơ lao động.
Kết Luận
Nhân viên hành chính nhân sự là vị trí có phạm vi công việc khá rộng, đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Người làm HCNS không chỉ xử lý hồ sơ, giấy tờ mà còn có thể tham gia tuyển dụng, chấm công, tính lương, quản lý tài sản và hỗ trợ nhiều hoạt động nội bộ.
Nếu muốn theo nghề này, bạn nên xây dựng kiến thức về nhân sự, luật lao động, hành chính và tin học văn phòng. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc, quản lý thời gian và xử lý tình huống cũng rất cần thiết.
Nếu đang tìm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự, hãy chủ động cập nhật CV, tìm hiểu kỹ yêu cầu từng vị trí và lựa chọn công việc phù hợp với kinh nghiệm của bản thân.
