Khi một nhân viên quyết định rời khỏi tổ chức hoặc công ty tiến hành chấm dứt hợp đồng lao động, việc thông báo nghỉ việc không chỉ đơn thuần là thủ tục hành chính. Đây còn là bước đi quan trọng nhằm đảm bảo sự minh bạch, chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Một thông báo nghỉ việc được trình bày đầy đủ và rõ ràng không chỉ giúp nội bộ doanh nghiệp vận hành suôn sẻ mà còn củng cố mối quan hệ với đối tác và khách hàng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách xây dựng một thông báo nghỉ việc chuẩn chỉnh, đồng thời tìm hiểu những yếu tố cần thiết để doanh nghiệp thể hiện sự tôn trọng và trách nhiệm trong mọi quyết định nhân sự.
I. Cần thông báo khi nhân viên nghỉ việc không?
Khi một nhân viên quyết định nghỉ việc hoặc công ty chấm dứt hợp đồng với nhân sự, có cần thiết thông báo đến nội bộ và đối tác không?
Câu trả lời là có! Việc thông báo một cách chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn mà còn tạo ấn tượng tốt đẹp với cộng đồng.
Nếu bạn đang tìm hiểu cách thông báo nghỉ việc sao cho chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp, hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!
II. Thông báo nghỉ việc là gì?
“Thông báo cho nhân viên nghỉ việc”, hay còn gọi là “Quyết định thôi việc” hoặc “Thông báo thôi việc”, không chỉ đơn giản là việc công bố về sự ra đi của một nhân sự. Đây còn là tài liệu quan trọng, đảm bảo sự minh bạch trong trách nhiệm và quyền lợi pháp lý giữa công ty và nhân viên, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Một thông báo thôi việc rõ ràng và minh bạch còn đóng vai trò như văn bản lưu trữ trong quy trình quản lý nội bộ, giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và duy trì uy tín trong mắt các đối tác.
III. Nội dung cần có trong thông báo nghỉ việc
1. Lý do cho nhân viên nghỉ việc
Theo Điều 34 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp cần nêu rõ lý do thôi việc. Một số lý do phổ biến gồm:
-
Hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu.
-
Kết thúc dự án hoặc hợp đồng.
-
Vi phạm nội quy, quy định công ty.
-
Tái cơ cấu nhân sự hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh.
-
Sức khỏe không phù hợp với công việc.
-
Không hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp.
2. Thông tin cơ bản về nhân viên nghỉ việc
-
Thông báo cần ghi rõ họ tên, chức vụ, và đơn vị công tác của nhân sự. Điều này đảm bảo các phòng ban hoặc đối tác có thể liên hệ nếu cần giải quyết các vấn đề trước khi nhân viên chính thức rời đi.
3. Thời điểm nghỉ việc và các quyền lợi liên quan
Cần nêu cụ thể thời gian nhân sự kết thúc công việc cũng như các quyền lợi cuối cùng như:
-
Tiền lương.
-
Thanh toán ngày phép chưa sử dụng.
-
Các phúc lợi khác theo chính sách công ty.
-
Điều này giúp tránh tranh chấp phát sinh sau này.
4. Thông tin về chuyển giao công việc
Thông báo nên ghi rõ công việc cần bàn giao và những nhân sự chịu trách nhiệm tiếp nhận. Quy trình này giúp đảm bảo không có sai sót hoặc tranh cãi sau khi nhân viên rời công ty.
5. Xác nhận của quản lý và lãnh đạo
Thông báo cần có chữ ký xác nhận của quản lý trực tiếp và lãnh đạo công ty, đảm bảo tính hợp lệ trước khi công khai đến nội bộ hoặc bên ngoài.
IV. Mẫu thông báo nghỉ việc
1. Thông báo cho nhân viên nghỉ việc qua email
Chủ đề: Thông báo nghỉ việc [Tên nhân viên]
Nội dung:
Kính gửi [Tên nhân viên],
Chúng tôi xin thông báo rằng công ty quyết định chấm dứt hợp đồng làm việc của anh/chị tại [Tên công ty] với tư cách là [Chức vụ], có hiệu lực từ ngày [Ngày tháng năm].
Lý do: [Nêu lý do].
Chi tiết về quyền lợi cuối cùng và quy trình bàn giao sẽ được cung cấp qua email đính kèm. Nếu có thắc mắc, vui lòng liên hệ [Bộ phận nhân sự].
Trân trọng,
[Chữ ký và tên người gửi]
2. Thông báo nội bộ
Chủ đề: Thông báo nhân sự nghỉ việc
Kính gửi toàn thể nhân viên,
Công ty xin thông báo rằng anh/chị [Họ tên nhân sự] sẽ chính thức thôi việc kể từ ngày [Ngày tháng năm]. Mong các bộ phận liên quan hỗ trợ trong quá trình bàn giao.
Trân trọng cảm ơn anh/chị [Họ tên] vì những đóng góp trong thời gian qua.
Trân trọng,
[Chữ ký và tên Trưởng phòng nhân sự]
3. Thông báo cho đối tác hoặc khách hàng
Chủ đề: Thông báo thay đổi nhân sự
Kính gửi Quý đối tác/khách hàng,
Nhân sự [Họ tên] sẽ không còn làm việc tại [Tên công ty] từ ngày [Ngày tháng năm]. Công việc của anh/chị sẽ được chuyển giao cho [Họ tên người thay thế].
Nếu có thắc mắc, xin vui lòng liên hệ [Thông tin liên hệ].
Trân trọng,
[Chữ ký và tên đại diện công ty]
Một thông báo nghỉ việc chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi đôi bên mà còn là cách duy trì hình ảnh tích cực trong mắt nhân viên, đối tác, và khách hàng. Đây là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự hiện đại mà mọi công ty cần chú trọng!
