Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh là cần thiết để đánh giá hiệu suất. Tuy nhiên, chọn những chỉ số phù hợp vẫn là thách thức. Tìm Việc Tốt giới thiệu 10 KPI nổi bật giúp quản lý lựa chọn đúng đắn. Đọc bài viết để hiểu chi tiết và áp dụng linh hoạt nhất.
1. KPI cho nhân viên kinh doanh là gì?
KPI cho nhân viên kinh doanh là những tiêu chí đánh giá hiệu suất và chất lượng công việc so với mục tiêu của bộ phận kinh doanh và doanh nghiệp. Xây dựng KPI giúp đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên và là công cụ đánh giá năng lực minh bạch và khách quan.
2. Vì sao nên xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh?
Việc xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
-
Đo lường hiệu suất cụ thể: KPI giúp xác định những nhân viên nào đang làm việc hiệu quả và nơi cần cải thiện.
-
Cụ thể hoá chiến lược: KPI tập trung sự chú ý của nhân viên vào mục tiêu và chiến lược tổ chức.
-
Xác định trách nhiệm: KPI định rõ vai trò và trách nhiệm, tăng sự chủ động và tự quản lý.
-
Thúc đẩy động lực hiệu quả: Bảng KPI làm tăng sự hiểu biết và động lực của nhân viên, tạo môi trường tích cực.
-
Lập kế hoạch cải thiện: KPI giúp nhận diện lỗ hổng và cung cấp kế hoạch đào tạo, hỗ trợ để cải thiện hiệu suất tổng thể.
3. Các chỉ số KPI cho nhân viên kinh doanh
3.1 Tăng doanh thu hàng tháng
Ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức thì mục tiêu về doanh thu thường được đề ra theo từng năm. Tuy nhiên, trong trường hợp nếu như cả năm mới đánh giá một lần thì rất khó để có thể cải thiện được tình hình doanh thu nếu như doanh thu không quá khả quan. Vì vậy, chỉ số về tăng doanh thu hàng tháng sẽ giúp cho bộ phận kinh doanh nắm được tình hình trong ngắn hạn của công ty, từ đó sẽ đưa ra các chính sách bán hàng kịp thời nhằm tăng trưởng cho đúng với mục tiêu đã đặt ra.
Chỉ số doanh thu hàng tháng được tính bằng doanh thu cụ thể, hoặc là tính bằng % tăng hàng tháng. Nhà quản lý nên cho nhân viên của mình biết mục tiêu tổng thể của phòng ban và phân bổ chi nhỏ mục tiêu của từng cá nhân để biết được mức độ đóng góp của họ vào thành tích chung.
3.2 Thống kê Số lượng Đơn hàng hàng tháng
Chỉ số này được xác định dựa trên số lượng hợp đồng được ký kết hàng tháng hoặc số lượng hợp đồng được chốt, có thể phân loại thành nhiều tiêu chí như số lượng đơn theo khu vực, số lượng đơn trên mỗi nhân viên bán hàng, số lượng đơn theo phân loại khách hàng, và số lượng đơn theo từng sản phẩm cụ thể.
Đây là KPI có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số, đồng thời hỗ trợ công ty trong việc hiểu rõ hơn về khả năng chốt hợp đồng thành công của từng nhân viên đối với các khu vực, nhóm khách hàng, và loại sản phẩm khác nhau.
3.3 Tỷ lệ Chốt đơn thành công
Chỉ số KPI này giúp nhà quản lý xác định tỷ lệ giữa số lượng báo giá mà nhân viên kinh doanh gửi tới khách hàng và số giao dịch thành công. Nếu nhân viên gửi nhiều báo giá mà vẫn không chốt được, tỷ lệ thấp có thể chỉ ra rằng các lead (khách hàng tiềm năng) không đạt chất lượng mong muốn, hoặc nhân viên bán hàng chưa thể thuyết phục được khách hàng.
Từ tỷ lệ này, nhà quản lý có thể đề xuất các giải pháp để tìm kiếm khách hàng có nhu cầu cao hơn hoặc hướng dẫn đội ngũ kinh doanh trong việc chăm sóc khách hàng một cách khéo léo và hiệu quả hơn.
3.4 Đánh giá Cơ hội Bán hàng
Chỉ số này thể hiện số lượng cơ hội bán hàng mà nhân viên kinh doanh đang quản lý. Các cơ hội này có thể được phân loại dựa trên doanh thu dự kiến, quy mô khách hàng, và khả năng chốt đơn. Những nhân viên kinh doanh có sự nhạy bén sẽ dễ dàng nhận biết cơ hội nào có tiềm năng chuyển thành khách hàng và sẽ tập trung vào việc chăm sóc chúng, từ đó tối ưu hóa khả năng chuyển đổi.
3.5 Giá trị Trung bình của Đơn hàng
KPI này được sử dụng để đo lường giá trị trung bình của mỗi hợp đồng. Giá trị lớn hơn thường thể hiện tình hình kinh doanh tích cực, cho thấy nhân viên bán hàng đã thành công trong việc bán các sản phẩm và dịch vụ có giá trị cao hơn. Ngoài ra, nó cũng có thể phản ánh việc một khách hàng mua nhiều và đa dạng sản phẩm, dịch vụ. Để tăng giá trị đơn hàng trung bình, nhân viên kinh doanh có thể áp dụng chiến lược bán chéo, bán thêm, và cung cấp ưu đãi khuyến khích khách hàng mua thêm.
3.6 Tỷ suất lợi nhuận trung bình
Tỷ suất về lợi nhuận trung bình của công ty sẽ cho biết bao nhiêu % tổng doanh thu tạo ra lợi nhuận. Tỷ suất lợi nhuận này được đánh giá dựa trên từ sản phẩm, dịch vụ trong các danh mục của công ty. Hình thức này sẽ phù hợp đối với các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ đa dạng và có chính sách về giá linh hoạt.
3.7 Mục tiêu bán hàng
Khi công ty áp dụng KPI mục tiêu bán hàng cho nhân viên thì các quản lý sẽ cần phải xem xét những thành tựu trước đây mà họ đã đạt được, cân nhắc với tình hình thực tế từ đó đặt ra mục tiêu KPI phù hợp với từng các nhân có khả năng đạt được trong tương lai gần. Chỉ số cụ thể về KPI có thể là doanh thu bán hàng trong khoảng thời gian nhất định và từ đó thể hiện được hiệu suất kinh doanh, khả năng có thể ứng tiến độ của nhân viên.
3.8 Đánh giá Tỷ lệ Chuyển đổi Khách hàng
Tỉ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng là một đánh giá quan trọng về hoạt động của cả đội ngũ bán hàng và đội ngũ marketing. Nó cụ thể đo lường phần trăm cơ hội được chuyển từ các giai đoạn tiềm năng, tìm hiểu ban đầu, có nhu cầu, đã nhận báo giá, đến việc trở thành khách hàng và đã thanh toán. Các mức độ này có thể được tùy chỉnh phù hợp với quy trình bán hàng cụ thể của từng doanh nghiệp.
Chỉ số này là một biểu hiện của hiệu quả trong các hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng và thuyết phục khách hàng. Nếu tỷ lệ chuyển đổi thấp ở một giai đoạn nào đó, nhà quản lý có thể nhận thức được những hạn chế trong quá trình tiếp thị và tìm ra phương hướng giải quyết một cách hiệu quả.
3.9 Đánh giá Tỷ lệ Giữ chân Khách hàng
Việc tìm kiếm khách hàng mới đòi hỏi nhiều công sức và chi phí hơn so với việc giữ chân khách hàng cũ hoặc mời họ quay lại. Tỉ lệ giữ chân khách hàng là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Những nhân viên chăm sóc khách hàng xuất sắc, có khả năng xây dựng mối quan hệ bền vững và kỹ năng tạo cộng đồng khách hàng trung thành thường có tỷ lệ giữ chân khách hàng cao.
3.10 Số lượng Cuộc gọi/Email hàng tháng
Một số nhân viên bán hàng có chỉ tiêu về số lượng cuộc gọi và số lượng email gửi đi mỗi tháng. Để đánh giá chất lượng công việc một cách chính xác, các công ty có thể theo dõi thời lượng của cuộc gọi, nội dung của cuộc gọi, mức độ quan tâm từ phía khách hàng, tỷ lệ mở email, cũng như số lượng cơ hội được tạo ra thông qua các kênh telesales và email.
4. Cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh đúng chuẩn
Bước 1: Định rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
Khi thiết lập một KPI nào đó cho nhân viên kinh doanh thì việc thiết lập mục tiêu kinh doanh là điều tiên quyết. Doanh nghiệp hoặc nhà quản lý cần biết doanh thu để có thể đạt được là bao nhiêu, thực hiện trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó còn nhiều con số mục tiêu khác, ví dụ như lợi nhuận, số đơn hàng, số khách hàng mới…
Quá trình xác định các mục tiêu then chốt phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh của công ty. Từ mục tiêu tổng quát, chúng được phân chia thành các mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban, bộ phận, và điều quan trọng nhất là mục tiêu được đặt ra cho từng cá nhân. Đối với tính chất hiệu quả, mục tiêu càng được chi tiết hóa càng tốt và cần phải có yếu tố định lượng, khả thi, đồng thời được sắp xếp theo độ ưu tiên.
Bước 2: Xây dựng hệ thống KPI với các tiêu chí phù hợp
Ngoài vấn đề mục tiêu phát triển công ty thì các ý kiến và nguyện vọng của nhân viên trong công ty cũng là nền tảng để công ty có thể xây dựng nên KPI bền vững. Để xây dựng được KPI cần có khả năng thực hiện được, phù hợp với năng lực cũng như văn hóa của nhân viên. Nếu chỉ số này có vượt quá năng lwucj, khát vọng của nhân viên công ty ngay từ đầu thì sẽ không có tính thực tế, làm ảnh hưởng đến tinh thần, năng suất và không tạo được động lực cho nhân viên làm việc.
Đối với phòng kinh doanh thì doanh nghiệp có thể chọn lọc ra 10 tiêu chí như đã được nêu ở mục trên. Ngoài ra thì có thể thêm một số các tiêu chí khác sao cho phù hợp với hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp.
Bước 3: Triển khai và áp dụng KPI
Trong khung KPI của doanh nghiệp, thường tồn tại các chỉ số KPI dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Quản lý chỉ số KPI dài hạn trở nên dễ dàng hơn khi họ có thể phân chia chúng thành các KPI ngắn hạn để thực hiện và đo lường. Điều này cho phép những người quản lý theo dõi và hiểu rõ tình hình doanh nghiệp theo từng giai đoạn biến động của thị trường.
Sau khi hoàn thiện hệ thống KPI cho đội ngũ nhân viên kinh doanh, quản lý cần thông báo rõ ràng với toàn bộ nhóm liên quan, phân công nhiệm vụ một cách chi tiết và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về các chỉ số KPI. Qua việc này, nhân viên có thể xác định các yếu tố quan trọng để tập trung và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Bước 4: Đánh Giá Kết Quả Thực Hiện KPI Của Nhân Viên Kinh Doanh
Quản lý cần liên tục và định kỳ giám sát, đánh giá các KPI của nhân viên kinh doanh ở mọi giai đoạn của dự án. Để tăng hiệu quả trong đánh giá KPI, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm như bán hàng, quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), và quản lý nhân sự (HRM). Sử dụng công nghệ đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình đánh giá lương thưởng và hoa hồng giữa các nhân viên.
Qua quá trình này, người quản lý sẽ hiểu rõ thành tích của từng nhân viên, cũng như tiến triển của từng cá nhân và toàn bộ đội ngũ. Điều này giúp dự đoán khả năng đạt mục tiêu theo đúng thời hạn. Nếu phát hiện dấu hiệu chậm trễ, quản lý cần thực hiện các biện pháp để thúc đẩy công việc cá nhân và hoạt động kinh doanh tổng thể
Bước 5: Điều Chỉnh, Cải Thiện Hệ Thống KPI Định Kỳ
Qua quá trình giám sát và đánh giá định kỳ, quản lý điều chỉnh KPI cho từng nhân viên hàng tháng hoặc quý, căn cứ vào khả năng, tình hình kinh doanh, và xu hướng thị trường. Doanh nghiệp cần đánh giá mục tiêu và hiệu suất của từng nhân viên một cách khách quan, điều chỉnh KPI để tối ưu hóa khả năng của họ và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng cần tránh việc đặt KPI quá dễ dàng, để đảm bảo sự động lực và khả năng thúc đẩy doanh số bán hàng.
