• “Công việc này quá quan trọng nên không thể giao người khác làm được.”
• “Đội ngũ cấp dưới chưa đủ kỹ năng để nhận việc được giao.”
• “Nhỡ hỏng việc thì sao?”
• “Phải để nhân viên rèn luyện thêm chứ chỉ có tôi mới đủ năng lực làm việc này thôi,”
• “Những lần trước giao việc có xong đâu giờ sao mà tin tưởng giao đi nữa?”

Nghe quen chứ? Chắc hẳn bạn vẫn nghĩ đó là những suy nghĩ đúng - nhưng cái hiện thực là bạn luôn bận bịu tối ngày với đủ mọi công việc, cái gì cũng đến tay và chỉ bạn giải quyết mới xong - cũng quen chứ?  

Tại sao lại cần chủ đề này? 

Có câu “Nếu muốn đi nhanh bạn hãy đi một mình, còn nếu muốn đi xa hãy đi cùng với đội nhóm”. Đúng vậy, cho dù kiến thức có uyên bác, kỹ năng có thành thạo đến mấy đi nữa thì bạn cũng chẳng thể tự mình làm hết mọi thứ. Bạn cần đội nhóm - những người giúp đỡ, hỗ trợ và cùng đi tới thành công.

Nhiều nhà quản lý vẫn cảm thấy “rất khó” khi giao việc với những lý do ở đầu bài. Vấn đề là giao việc và hướng dẫn nhân viên là hai việc đi song hành với nhau nên khi tách riêng chuyện giao việc thì những lý do trên nghe rất hợp lý.

Và nếu nắm được nghệ thuật giao việc và trao quyền, bạn sẽ xây dựng được một đội nhóm vô địch, có thể chinh phục mọi mục tiêu thách thức. Đây chính là lý do tại sao bạn CHẮC CHẮN PHẢI THÀNH THẠO kỹ năng giao việc hiệu quả!

Vậy giao việc đúng cách là như thế nào?

Giao việc có thể được hiểu là sử dụng tài năng của từng cá nhân vào những công việc phù hợp. Khi công việc được giao đúng, năng suất làm việc chung sẽ được cải thiện, quy trình làm việc trở nên trơn tru và hoạt động quản lý công việc sẽ bớt rắc rối hơn.

Giao việc có thể được thực hiện thông qua gặp mặt trực tiếp hoặc gián tiếp như qua điện thoại, e-mail,… Dù bằng cách nào thì giao việc đúng cách nghĩa là bạn biết phân chia công việc, giao đúng việc cho đúng người, xác định rõ mục đích và đạt được mục đích khi công việc hoàn thành (kết quả công việc, cơ hội học hỏi và phát triển nhân viên, cải thiện đội nhóm,..).

Lợi ích giao việc đúng cách

1. Công việc được hoàn thành theo cách tốt nhất

Giao việc cho đúng người và có những chỉ dẫn nhất định sẽ đảm bảo công việc mặc dù không phải đích thân bạn làm nhưng vẫn mang lại hiệu quả nhất. Thậm chí có những kỹ năng hoặc chuyên môn bạn không giỏi bằng chính nhân viên của mình thì đây chính là lựa chọn sáng suốt nhất.

2. Nhà quản lý cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian

Khi người lãnh đạo quá bận rộn, họ sẽ mất đi cơ hội để nhìn mọi việc một cách tổng thể, đánh giá sắc sảo những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của mình, trên thị trường, phân tích đối thủ để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với bối cảnh. Việc uỷ quyền và giao việc giúp nhà lãnh đạo không mất thời gian cho những công việc nhỏ nhặt mà giá trị lại không cao.

3. Tạo ra đội ngũ kế cận

Thứ nhất, nhà quản lý có thể phát hiện, đánh giá được năng lực của nhân viên, biết được ai tốt ai chưa, từ đó có kế hoạch phát triển đội ngũ nhân sự tiềm năng.

Thứ hai, thực hiện công việc được giao cũng chính là cơ hội để nhân viên tự rèn luyện bản thân mình và học hỏi. Thông qua việc hoàn thành công việc, nhân viên sẽ có trải nghiệm nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn. 

4. Tạo động lực cho nhân viên

Thể hiện sự tin tưởng mà người quản lý dành cho nhân viên, tạo động lực cho nhân viên. Khi cảm nhận được giá trị của bản thân mình trong đội nhóm, nhân viên sẽ có động lực để liên tục học hỏi, trao dồi kỹ năng, nâng cao hiệu quả công việc.

5. Giảm stress, căng thẳng trong công việc

Việc giải quyết quá nhiều việc sẽ dẫn đến trạng thái quá tải và căng thẳng. Càng căng thẳng thì người lãnh đạo sẽ giải quyết công việc càng kém hiệu quả.

6. Hiệu quả khi không làm việc trực tiếp face-to-face

Việc bạn giao việc không rõ ràng cho nhân viên trong quá trình làm việc từ xa sẽ gây mập mờ, hiểu nhầm mục đích hay những chi tiết trong quá trình thực hiện. Điều này dẫn đến công việc không hoàn thành, mất thời gian sửa chữa và hiệu suất chung của cả team bị giảm.

Những trở ngại khiến bạn giao việc kém hiệu quả

• Luôn nghĩ rằng sẽ đạt hiệu quả tốt hơn khi họ tự thực hiện công việc: Nhà quản lý rất dễ cho rằng mình là người giỏi nhất để thực hiện công việc. Nếu bạn trực tiếp thực hiện công việc thì sẽ nhanh hơn, đạt yêu cầu hơn, tốt hơn, đảm bảo hơn và sẽ không ai phải phàn nàn về công việc chung của đội nhóm. Bạn cũng sợ rằng khi giao việc cho người khác thì có thể sẽ mắc sai lầm và ảnh hưởng đến vai trò lãnh đạo của mình.

• Lo ngại nhân viên quá tải khi giao việc: Bạn sợ rằng giao thêm việc có thể khiến nhân viên cảm thấy quá tải và không hài lòng. Nếu giao quá nhiều việc nhân viên sẽ không hoàn thành tốt các công việc.

• Sợ rằng sẽ mất kiểm soát công việc: Họ muốn họ phải là người kiểm soát toàn bộ mọi việc trong nhóm. Họ muốn kiểm soát càng nhiều quyền lực càng tốt. Và khi giao việc, họ có thể mất đi quyền lực.

• Sợ rằng nhân viên sẽ thực hiện công việc tốt hơn mình: Nếu nhân viên thực hiện công việc tốt hơn thì đó sẽ là rủi ro cho vị trí quản lý mà họ đang giữ. 

• Không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm: Khi bạn không tin tưởng nhân viên và nhân viên không tin tưởng bạn, đó là trở ngại cực lớn khi giao việc. Khi mất đi sự tin tưởng, động lực làm việc sẽ mất và hiệu quả công việc giảm sút.

Trả lời từng câu hỏi dưới đây để biết làm thế nào giao việc đúng cách cho nhân viên

1/ Công việc này có nên giao lại cho nhân viên không?

Hãy giao việc khi bạn gặp một trong những tình huống dưới đây:

• Những công việc người khác có thể làm tốt hơn: Trong trường hợp công việc đó đòi hỏi những năng lực đặc biệt   mà bạn không có hoặc không tốt hơn người khác thì nên giao cho người có năng lực tốt hơn thực hiện.

• Những công việc không quan trọng: Ở cương vị lãnh đạo bạn nên tập trung vào 20% hạng mục công việc chính, những công việc dành riêng cho cấp quản lý, mang lại hiệu quả chính cho nhóm hơn là những công việc ít quan trọng mà nhân viên có thể làm được. 

• Những công việc lặp đi lặp lại: Có những công việc lặp đi lặp lại thường ngày, hàng tuần nhưng không cần thiết bạn phải tự mình thực hiện. Và đây cũng là cơ hội để họ rèn luyện thêm kỹ năng của mình.

• Khi công việc đòi hỏi những kỹ năng mà bạn muốn phát triển trong đội ngũ: Giao việc là một cách hiệu quả để phát triển kỹ năng của nhân viên.

Bên cạnh đó cũng có những tình huống bạn không nên giao:

• Không giao việc liên quan tới kỷ luật nhân viên

• Không giao việc khen thưởng nhân viên

• Không giao những công việc mang tính bảo mật

2/ Việc này nên giao cho ai?

Một nhà quản lý tốt khi giao việc sẽ đánh giá, nhìn nhận điểm mạnh, kỹ năng, chuyên môn của từng nhân viên bằng nhiều phương pháp như mô hình ASK hay khung năng lực hiệu quả. Điều này sẽ giúp nhà quản lý chọn đúng người, giao đúng việc.

Các yếu tố cần xem xét ở đây:

1. Những kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng của cá nhân áp dụng trong nhiệm vụ được giao phó:

• Những kiến thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên có khả năng đáp ứng hay không?

• Bạn có thời gian và nguồn lực để đào tạo khi cần thiết?

2. Phong cách làm việc ưa thích của nhân viên

• Người đó có làm việc độc lập không?

• Những gì nhân viên mong muốn từ công việc của mình?

• Mục tiêu dài hạn và quyền lợi của nhân viên nhận công việc được giao là gì, và làm thế nào để sắp xếp các công việc phù hợp với các đề xuất?

3. Khối lượng công việc hiện tại của người này

• Người đó có thời gian để nhận thêm công việc?

• Ủy thác nhiệm vụ này có gây xáo trộn về trách nhiệm và khối lượng công việc của họ?

3/ Giao việc thì có cần quy trình không?

Có chứ - như chúng ta đã nói về tầm quan trọng của giao việc đúng cách. Các bước dưới đây sẽ giúp bạn không bỏ sót chi tiết nào, đồng thời kiểm soát công việc giao đi hiệu quả hơn:

a/ Chuẩn bị: Xác định những thông tin dưới đây

• Bạn sẽ mô tả công việc cần giao như thế nào ?

-  Mục tiêu của công việc là gì?

-  Mục tiêu công việc có liên quan như thế nào đến mục tiêu chung của phòng ban ?

-  Tại sao sao bạn lại giao công việc đó ?

-  Công việc sẽ bắt đầu khi nào ?

-  Công việc sẽ được thực hiện đảm bảo những điều kiện gì ?

• Bạn sẽ diễn tả như thế nào để nhân viên vui vẻ và sẵn sàng chấp nhận công việc ?

-  Nếu bạn hiểu rõ về nhân viên, hiểu rõ các động lực làm việc của nhân viên và giải thích rõ ràng mối liên hệ giữa công việc và động lực làm việc của họ, họ sẽ sẵn sàng nhận việc và thực hiện công việc hiệu quả hơn.

-  Tại sao bạn tin rằng họ sẽ thực hiện tốt công việc?

-  Những kinh nghiệm làm việc nào sẽ hữu ích nhiều cho công việc?

-  Nhân viên sẽ được lợi gì khi thực hiện công việc được giao?

• Xem xét lượng công việc hiện tại của nhân viên: Không bao giờ giao việc cho nhân viên và yêu cầu thực hiện ngoài giờ làm việc trừ những trường hợp thật sự cần thiết. 
• Xác định các kỹ năng cần đào tạo thêm để họ hoàn thành tốt công việc

b/ Giao việc

Khi thông tin đã đầy đủ và rõ ràng thì bạn sẽ sắp xếp một cuộc gặp hoặc nếu làm việc từ xa thì có thể trao đổi qua video-call để giao việc. Mục tiêu là cả hai bên phải hiểu rõ và thống nhất với nhau về chi tiết công việc cần phải thực hiện. Những thông tin sau đây rất quan trọng và cần thiết khi giao việc.

• Trao đổi rõ ràng mục tiêu của công việc cần giao

• Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức độ nào ?

• Hiểu rõ về giới hạn quyền lực được giao rất quan trọng. Người nhận việc phải hiểu được khi nào họ có thể tự quyết định và khi nào phải thông qua sự đồng ý của bạn.

• Nhân viên có thể dùng những nguồn lực nào, sẽ báo cáo công việc như thế nào ?

• Xác định thời hạn thực hiện và thời gian đánh giá kết quả thực hiện công việc

• Xác định những thời điểm định kỳ để đánh giá tiến trình thực hiện công việc

c/ Theo dõi và kiểm soát công việc

Để đảm bảo công việc được hoàn thành theo những kết quả được mong đợi, bạn cần phải theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện công việc, đưa ra sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.

Tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm và kỹ năng của người thực hiện công việc mà bạn sẽ có những cách kiểm soát công việc và hỗ trợ tương ứng. 

• Nếu nhân viên không biết cách thực hiện công việc, bạn có thể hướng dẫn cụ thể từng bước của công việc. 

• Nếu nhân viên biết cách làm mà thường xuyên làm sai tiêu chuẩn thì bạn sẽ kèm cặp và đưa ý kiến phản hồi cải thiện kỹ năng.

• Nếu nhân viên biết cách làm, có kỹ năng nhưng không có đủ thời gian hay công cụ phù hợp thì sắp xếp thêm thời gian hoặc bổ sung thêm công cụ phù hợp. 

• Còn trường hợp nhân viên biết cách làm, có kỹ năng, công cụ và thời gian nhưng vẫn không thực hiện đúng, thì nguyên nhân thường là liên quan tới cá nhân nhân viên, bạn cần bình tĩnh cùng nhân viên tìm hiểu rõ nguyên nhân và giải quyết hợp lý.

Hãy cẩn thận về thông điệp mà tình cờ bạn sẽ gửi cho nhân viên thông qua mức độ can thiệp công việc. Nếu can thiệp quá nhiều so với họ cần thì có nghĩa là bạn đang không tin tưởng họ. Ngược lại nếu bạn can thiệp quá ít vào công việc thì nhân viên sẽ nghĩ rằng bạn không quan tâm đến công việc đó vì nó không quan trọng. Hãy thiết lập một quy trình để kiểm tra, thảo luận, báo cáo, cho phản hồi định kỳ để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, khi bạn đã quyết định giao việc cho một ai đó thì bạn cũng sẽ đối diện với một số rủi ro nhất định. Việc hiểu rõ các rủi ro sẽ giúp bạn dự đoán được vấn đề phát sinh và kiểm soát tốt tiến trình thực hiện công việc.

d/ Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả công việc là cơ hội để cả hai bên nhìn lại toàn bộ quá trình công việc và rút ra những bài học kinh nghiệm hữu ích. Để đảm bảo kết quả thực hiện công việc tốt, thời điểm đánh giá nên diễn ra trước thời hạn deadline một khoảng thời gian đủ để nhân viên có thể thực hiện những công việc phát sinh trong trường hợp có vấn đề xảy ra. 

Khi đánh giá kết quả công việc bạn cần lưu ý là đánh giá công việc, hành vi thực hiện công việc dựa vào những mong đợi và tiêu chí mà cả hai bên đã thống nhất với nhau lúc giao việc. Phần quan trọng nhất là bạn phải cho nhân viên những phản hồi và nhận phản hồi từ nhân viên.

Dù thành quả là như thế nào thì người giao việc và người nhận việc phải cùng nhau chia sẻ thành quả. Trường hợp kết quả tốt, nếu bạn phủ nhận những nỗ lực và đóng góp của nhân viên và nhận toàn bộ kết quả tốt về phần mình thì nhân viên sẽ cho rằng bạn đánh cắp điều gì đó từ họ. Hoặc trong trường hợp nhân viên không hoàn thành tốt công việc, nếu bạn đổ hết lỗi cho nhân viên, khi đó nhân viên sẽ cảm thấy thế nào ? 

Dẫu rằng bạn đã huấn luyện những kỹ năng cần thiết và giao quyền cho nhân viên quyết định, thì việc bạn đỗ lỗi hoàn toàn cho nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy bất an, không công bằng, cảm giác như bị phản bội. Việc này cũng sẽ lấy đi động lực làm việc của những nhân viên khác. 

Nguồn: Base.vn