Ngành tổ chức sự kiện là gì? Nhu cầu tuyển dụng trong ngành event

Trong thời gian gần đây, lĩnh vực tổ chức sự kiện đang trở thành một ngành nghề nổi bật, thu hút sự quan tâm của đông đảo thanh niên năng động và sáng tạo. Đối với những người trẻ có niềm đam mê trong việc quản lý, tổ chức, và điều phối các sự kiện, vị trí làm nhân viên tổ chức sự kiện không chỉ là lựa chọn lý tưởng mà còn là hướng nghiệp mà họ đang theo đuổi. Đây là một lĩnh vực thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều cơ hội trải nghiệm thực tế, nhưng cũng đồng thời đối mặt với áp lực không nhỏ. Dưới đây, Tìm Việc Tốt sẽ chia sẻ thông tin chi tiết và đầy đủ hơn về nghề nghiệp này để giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn!

1. Ngành tổ chức sự kiện là gì?  

Lĩnh vực tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý mọi khía cạnh của một sự kiện. Trong bối cảnh kinh tế hiện đại, nhiều tổ chức, doanh nghiệp, và cá nhân đều sẵn lòng đầu tư tài chính để tổ chức các sự kiện. Điều này đã tạo ra một cảnh bùng nổ và sự phát triển đáng kể cho ngành tổ chức sự kiện trong những năm gần đây.

2. Nhu cầu tuyển dụng trong ngành tổ chức sự kiện (event)

Nhu cầu tuyển dụng nhân viên trong ngành tổ chức sự kiện (event) cũng ngày càng gia tăng. Các doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng cần tìm được những cá nhân có kiến thức chuyên môn cao cũng như sáng tạo để có thể cạnh tranh trên thị trường tiềm năng này.

Tại Việt Nam, về nhu cầu tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện (nhân viên event) thường tập trung chủ yếu ở các lĩnh vực đặc trưng như là: hội nghị, tiệc cưới, cưới hỏi,... Nếu bạn sở hữu các bằng cấp chuyên ngành trong lĩnh vực dịch vụ, quản lý khách sạn, hoặc nhà hàng, thì đây là một điều kiện lợi thế quan trọng để nộp đơn ứng tuyển cho vị trí nhân viên tổ chức sự kiện.

3. Những công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện (event)

Tổ chức sự kiện là một vị trí giao thao giữ ngành truyền thông - quảng cáo và ngành dịch vụ, nên công việc của nhân viên tổ chức sự kiện cũng vì lẽ đó mà khá bận rộn. Với nhiệm vụ, trách nhiệm đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, một nhân viên tổ chức sự kiện sẽ phải đảm nhận những công việc chính như sau: 

3.1 Nghiên cứu đối tượng và mục tiêu để lên ý tưởng cho chương trình

Công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện (event) là tiếp nhận từ các bộ phận hoặc khách hàng về sự kiện về các ý tưởng triển khai sự kiện và những tài liệu có liên quan. Đây cũng và việc quan trọng nhất trong công việc của nhân viên tổ chức sự kiện. Công việc này có thể chi phối đến chất lượng của sự kiện cũng như sự hài lòng của khách hàng khi tham gia sự kiện và đối với đơn vị tổ chức sự kiện.

Trên thực tế, quá trình nghiên cứu và lên ý tưởng để tổ chức sự kiện mất khá nhiều thời gian vì nó cần nhiều sự tổng hợp các thông tin với bên có liên quan. Trong quá trình này, người đảm nhận vai trò tổ chức sự kiện sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, đề xuất ý kiến và ý tưởng của mình cho đến khi đạt được một ý tưởng chung. Quy trình này đòi hỏi không chỉ sự sáng tạo độc đáo mà còn kỹ năng hiểu biết sâu sắc về tâm lý khách hàng.

3.2 Xây dựng kế hoạch, kịch bản sự kiện để trình cấp trên hoặc khách hàng

Sau khi đã đề xuất ý tưởng, nhân viên chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện sẽ tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Điều này bao gồm việc xác định thời gian, địa điểm, số lượng người tham gia, chương trình kịch bản, ngân sách dự kiến, các biện pháp dự phòng, các đối tác hợp tác, và danh sách những người tham gia.

Dựa vào kế hoạch được đề xuất, quản lý hoặc khách hàng sẽ đưa ra ý kiến và góp ý về bất kỳ điều gì cần thay đổi hoặc điều chỉnh. Qua quá trình này, người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng theo dõi và quản lý tiến trình của các hoạt động trong sự kiện.

3.3 Tìm kiếm, lựa chọn các đơn vị hợp tác, hỗ trợ cho event

Trong vai trò là người tổ chức sự kiện, thì người này cũng sẽ chịu trách nhiệm về việc xác định vị trí, lựa chọn và làm việc với các đối tác để có thể trang bị đầy đủ toàn bộ những công cụ dụng cụ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Vì khối lượng công việc này khá là lớn nên trưởng bộ phận sẽ thường chia ra các hạng mục và phân lại cho từng cá nhân để tránh bị quá tải hay chậm tiến độ. 

3.4 Tiến hành tổ chức sự kiện

Sự kiện sẽ được tổ chức một cách mạch lạc nếu nhân viên chịu trách nhiệm về tổ chức làm tốt các bước chuẩn bị. Sau khi hoàn tất quá trình chuẩn bị, sự kiện sẽ chính thức bắt đầu. Trong vai trò của một nhà tổ chức, người đứng ra để quản lý và điều phối tất cả các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Đồng thời, những nhân viên event cũng cần có một kế hoạch dự phòng sẵn có để đối mặt với mọi tình huống sự cố, đảm bảo rằng chương trình diễn ra một cách suôn sẻ nhất có thể.

4. Những kỹ năng quan trọng mà nhân viên tổ chức sự kiện cần trang bị

Cùng với việc có một lượng công việc lớn, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải sở hữu không chỉ kỹ năng chuyên môn mà còn kỹ năng mềm. Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng mà họ cần trang bị:

4.1 Kỹ năng tổ chức và kết hợp làm việc nhóm

Đặc thù công việc ngành tổ chức sự kiện (event) là cần có sự tương tác, phối hợp giữa những cá nhân trong nhóm cùng với các bộ phận có liên quan. Vậy nên nhân viên tổ chức sự kiện (event) cần phải biết cách phối hợp làm việc nhóm với nhau. Khi có kỹ năng này và kỹ năng tổ chức event tốt thì người làm sự kiện sẽ biết cách sắp xếp các đầu việc sao cho phù hợp, phân bổ lượng nhận sự phù hợp và có thể kiểm soát tốt các vấn đề rủi ro có thể xảy ra. Hơn nữa, việc kết nối ăn ý giữa các thành viên trong nhóm tổ chức sự kiện sẽ góp phần rất lớn vào thành công của sự kiện.

4.2 Cần cù, chịu khó, chủ động trong công việc

Ngành nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi một mức độ tính chủ động cao trong công việc. Do đó, công việc này thường phù hợp với những người trẻ trung, năng động, và sáng tạo. Ngoài ra, để thành công trong lĩnh vực này, cần sự chăm chỉ, kiên nhẫn, và khả năng chịu áp lực cao, bởi vì bạn sẽ thường xuyên phải làm việc bận rộn và tuân theo lịch trình linh hoạt để đảm bảo tiến độ công việc.

4.3 Kỹ năng xử lý tình huống nhanh chóng

Mỗi một sự kiện diễn ra đều không loại trừ được khả năng xảy ra những vấn đề hay sự cố nào phát sinh. Ngoài các nhiệm vụ giám sát các hạng mục công việc tổ chức sự kiện đang diễn ra, người tổ chức sự kiện còn phải đảm nhận việc xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra. Trước mọi sự kiện, nhân viên event đều cần phải có kế hoạch dự trù những trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra và đưa ra một số phương án dự phòng hiệu quả trong quá trình tổ chức sự kiện.

4.4 Có óc thẩm mỹ và kỹ năng sáng tạo

Sự sáng tạo đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhân viên trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tạo ra dấu ấn độc đáo cho chương trình. Điều này được thể hiện thông qua việc đưa ra những ý tưởng đột phá, các đề xuất thuyết phục, và những phương án giải quyết rủi ro hợp lý. Ngoài ra, việc sở hữu năng khiếu thẩm mỹ xuất sắc cũng đóng góp vào việc tạo ra một sự kiện hoàn hảo về mặt thị giác, để lại ấn tượng đặc biệt cho những người tham dự.

4.5 Có niềm đam mê và sự nhiệt tình trong công việc

Đặc tính của công việc trong ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi mức độ nỗ lực cao, đồng thời thường đòi hỏi sự di chuyển đều đặn. Do đó, công việc này được xem là khá khắc nghiệt. Để có thể theo đuổi và cam kết với công việc tổ chức sự kiện lâu dài, đòi hỏi sự đam mê và nhiệt huyết mạnh mẽ. Đây sẽ là yếu tố quan trọng giúp vượt qua những thách thức và khó khăn trong công việc.

5. Mức lương cơ bản của nhân viên tổ chức sự kiện

Về mức lương cơ bản của nhân viên tổ chức sự kiện, không có một con số cụ thể do nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, loại sự kiện, quy mô tổ chức, và vị trí công việc. Tuy nhiên, trên cơ bản, mức lương trung bình của nhân viên sự kiện là khoảng 9 triệu đồng/tháng. Theo kinh nghiệm làm việc, mức lương có thể được phân chia như sau:

• Đối với ứng viên mới: Mức lương thường dao động từ 4 - 6 triệu đồng/tháng.

• Với nhân viên sự kiện có 1 - 2 năm kinh nghiệm: Mức lương cơ bản thường từ 8 - 10 triệu đồng/tháng, có thể lên đến 20 triệu đồng/tháng tùy vào năng lực.

• Đối với các vị trí quản lý/trưởng phòng có 5 năm trở lên kinh nghiệm: Mức lương cơ bản thường từ 30 - 40 triệu đồng/tháng.