Tại sao thiết lập thời gian quản lý công việc lại cần thiết?

Với những người đã bước vào môi trường làm việc tại công sở hẳn đã không còn bỡ ngỡ về thuật ngữ deadline là gì hay nỗi sợ chạy deadline, bị trễ deadline. Để hoàn thành công việc, bạn nên hiểu về tầm quan trọng của việc quản lý thời gian. Nhưng làm thế nào để bạn có thể bám sát kế hoạch một cách hiệu quả nhất?

Không tốn quá nhiều công sức

Deadlines giúp cho người quản lý công việc một cách khoa học, đảm bảo các dự án được triển khai hoàn thành đúng tiến độ. Đó là lý do vì sao mà cấp quản lý luôn đặt ra một deadline cụ thể để nhân viên tiến hành thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Từ đó, những nhân viên làm việc có trách nhiệm sẽ biết cách lên kế hoạch và phân bổ công việc sao cho hợp lý, nhiệm vụ quan trọng cấp thiết, nhiệm vụ quan trọng chưa cấp thiết. nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp thiết. 

Deadline có thể xem như yếu tố tâm lý thúc đẩy quá trình làm việc của mỗi cá nhân, giúp nhân viên tập trung hoàn thành công việc nhanh chóng. Một nhân viên tuân thủ đúng với deadline sẽ thể hiện một năng lực và phong cách làm việc chuyên nghiệp. 

Giúp cho công việc hoàn thành thuận lợi và làm cuộc sống trở nên có ý nghĩa

Không có gì khó chịu hơn việc dành một ngày chỉ để bận rộn với công việc nhưng không hề hiệu quả. Cảm giác hoàn thành giúp bạn có động lực làm việc. Khi ở nhà nó là dấu hiệu cho việc bạn có thể thư giãn và tận hưởng thời gian của mình.

Bằng việc ý thức về cách bạn sử dụng thời gian, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những gì bạn thích.

Đạt được mục tiêu nhanh hơn

Nhiều người có mục tiêu lớn để hoàn thành nhưng nếu bạn không hiểu tầm quan trọng của việc quản lý thời gian thì những mục tiêu này không bao giờ có thể hoàn thành.

Ví dụ, có lẽ một trong những mục tiêu của bạn là hướng đến một lối sống lành mạnh hơn nhưng dường như bạn không thể dành thời gian để tập thể dục. Bạn nên bắt đầu phân bổ thời gian từng bước một, mỗi ngày dành 30’ để chăm sóc bản thân. 

Nếu bạn được giao phải hoàn thành deadline trước 3 giờ chiều này, hãy cố gắng sắp xếp thời gian để hoàn tất các nhiệm vụ đó trước ít nhất từ 1 – 2 tiếng so với deadlines. Như vậy thì bạn sẽ có đủ thời gian để kiểm tra và kịp chỉnh sửa lại báo cáo của mình nếu có sai sót.

Chọn phần mềm phù hợp

Thời gian một ngày 24 tiếng dường như quá ít với những người bận rộn. Họ luôn luôn muốn một ngày có thể dài hơn để có thể thoải mái làm những công việc yêu thích. 

Tuy nhiên, bạn nên học cách tiết kiệm thời gian ngay từ bây giờ bằng cách thiết lập kế hoạch công việc trong một ngày ngay trên thiết bị bạn đang sử dụng hàng ngày. 

Hiện nay có rất nhiều dạng phần mềm làm việc cho cá nhân hoặc doanh nghiệp. Nếu doanh  nghiệp bạn đang tìm một công cụ lên lịch làm việc hiệu quả, hãy thử qua TimeCamp cung cấp tính năng theo dõi thời gian tự động và báo cáo hiệu suất nhóm. Ngoài ra nó cũng trang bị các tính năng thiết lập ngân sách và lập hoá đơn cho khách hàng một cách chính xác.

Nếu bạn đang là một freelancer có lẽ dễ dàng hơn, hầu hết freelancer đều có kế hoạch làm việc hiệu quả, bới tính công việc tự lập. Có nhiều công cụ trên thị trường như Notion, Trello, Any.do – lựa chọn tùy vào tính chất công của bạn và sở thích cá nhân.

Tránh thói quen trì hoãn

Đặt ra thời hạn: 

Sẽ giúp ích những người hãy có thói quen trì hoãn. Bằng cách theo dõi thời gian, có thể biết bao nhiêu thời gian còn lại để hoàn thành dự án. Điều này sẽ phù hợp với lịch trình đã được lên kế hoạch từ ban đầu. Nếu bạn không theo dõi thời gian, bạn có thể sẽ bị cuống trong deadline ngắn. Theo dõi thời gian cho từng công việc giúp bạn luôn sắp xếp mọi thứ chỉnh chu và gọn gàng.

Nâng cao tính kỷ luật: 

Tính kỷ luật trong công việc là phẩm chất quan trọng của mỗi người lao động, là yếu tố giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc duy trì và nâng cao phẩm chất này trong môi trường công sở không phải dễ dàng. 

Kỷ luật phụ thuộc vào sự nhận thức có ý thức về những gì bạn đang làm và không làm. Bạn cần có thời gian nhận thức được hành vi vô kỷ luật của mình. Dần dần, thay vì “bắt quả tang”, bạn sẽ nhận thức được hành động sai trái trước khi thực hiện chúng. Điều này cho bạn cơ hội đưa ra quyết định phù hợp hơn với mục tiêu của mình.

Có kế hoạch làm việc cụ thể, chi tiết từng hạng mục, mốc thời gian. Tuân thủ đúng kế hoạch đã đề ra, đảm bảo đúng deadline làm việc. Luôn đúng giờ bằng cách hoàn thành sớm hơn dự định. Quản lý tốt thời gian, sắp xếp công việc hợp lý, khoa học. Giữ thái độ lạc quan, suy nghĩ tích cực.