PHONG CÁCH GIAO TIẾP LÀ GÌ? LIỆU BẠN ĐÃ BIẾT CÁCH GIAO TIẾP PHÙ HỢP?

Trong môi trường làm việc văn phòng, chúng ta thường phải đối mặt với sự đa dạng về tính cách của đồng nghiệp, từ những người thân thiện và hòa đồng đến những người mang tính cách khó chịu. Khả năng làm việc hiệu quả với đồng nghiệp thường phụ thuộc vào cách mỗi người giao tiếp. Phong cách giao tiếp là một khái niệm quan trọng, và để hiểu rõ hơn về nó cũng như các loại phong cách khác nhau, bạn có thể tham khảo thông tin chi tiết trong bài viết trên trang web của Hãy Tìm Việc Tốt.

1. Phong cách giao tiếp là gì?

Giao tiếp trong môi trường làm việc là cách mà bạn chia sẻ ý kiến, thông tin, và các vấn đề với đồng nghiệp, bao gồm cả việc sử dụng ngôn ngữ nói và phi ngôn ngữ. Phong cách giao tiếp thường dựa trên tính cách chủ đạo của mỗi người và ảnh hưởng đến cách họ diễn đạt, hành động, và phản ứng trong đủ loại tình huống. Khi mỗi người thể hiện phong cách giao tiếp khác nhau, rủi ro xung đột và hiểu lầm thường tăng lên.

Do đó, việc nắm bắt đặc điểm và xu hướng của từng phong cách sẽ hỗ trợ mọi người tương tác với nhau một cách hiệu quả hơn. Đồng thời, điều này mang lại nhiều lợi ích như sau:

• Tạo sự tin tưởng: Giao tiếp hiệu quả và lòng tin thường đi đôi với nhau. Bằng cách tương tác một cách thông minh, bạn có thể xây dựng mối quan hệ tích cực với người khác.

• Xây dựng môi trường làm việc lành mạnh: Sự thích ứng với phong cách giao tiếp của mọi người đóng góp vào việc xây dựng một văn hóa làm việc tích cực, nơi mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và có cơ hội thể hiện khả năng của mình.

• Giảm xung đột: Hiểu biết về các kiểu giao tiếp khác nhau giúp bạn dễ đồng cảm với cảm xúc của người khác và giảm thiểu khả năng xảy ra hiểu lầm.

2. 4 phong cách giao tiếp chính ở môi trường công sở

Đối với mỗi cá nhân đều sẽ có những nhu cầu và sở thích riêng của bản thân khi làm việc với nhau. Thường sẽ có 4 phong cách giao tiếp như sau:

2.1 Phong cách giao tiếp thụ động (Passive Communication)

Thông thường trong một đám đông thì sẽ có những người thường im lặng và không muốn thu hút sự chú ý từ mọi người xung quanh. Họ là những người thường có phong cách thờ ơ trong các cuộc tranh luận, hiến khi họ bày tổ hay là bảo vệ lập trường, thể hiện bản thân mình. Ngoài ra, họ cũng là người ít chia sẻ những nhu cầu hoặc bày tỏ cảm xúc, mong muốn của mình vậy nên sẽ rất khó có thể biết được lúc nào họ cảm thấy không thoải mái hay cần sự giúp đỡ từ công việc. Bạn có thể xác định người nào có phong cách giao tiếp thụ động nếu như họ có các xu hướng như: 

• Có xu hướng miễn cưỡng lên tiếng.

• Né tránh tiếp xúc bằng mắt với người khác.

• Có vẻ như là người dễ tính.

• Dễ dàng nói ra lời xin lỗi.

• Những lời ăn tiếng nói của họ nhỏ nhẹ.

• Thiếu sự tự tin.

• Luôn bồn chồn khi tham gia các cuộc thảo luận hay họp với nhiều người. 

Giao tiếp với những người thụ động có thể được thực hiện thông qua các bước sau:

• Bắt đầu cuộc trò chuyện 1-1: Bắt đầu các cuộc trò chuyện trực tiếp với họ để tạo không gian riêng tư, nơi họ cảm thấy thoải mái hơn so với trò chuyện nhóm.

• Tạo cơ hội cho họ nói lên ý kiến:  Tạo cơ hội cho họ nói lên ý kiến bằng cách sử dụng các câu hỏi mở, nhưng tránh áp đặt áp lực hoặc buộc họ phải nói chuyện.

• Sử dụng câu hỏi mở: Sử dụng các câu hỏi mở để họ có thêm thời gian để trả lời, khuyến khích họ thể hiện ý kiến một cách tự do hơn.

• Đánh giá cao ý kiến của họ: Thể hiện sự đánh giá cao về ý kiến và đóng góp của họ, giúp họ cảm thấy được coi trọng.

• Thân thiện và cởi mở: Giao tiếp một cách thân thiện và cởi mở để tạo cảm giác thoải mái khi tiếp xúc với bạn.

Nếu bạn là người giao tiếp thụ động, có những hướng dẫn sau đây:

• Tìm kiếm cơ hội nói lên: Tìm những cơ hội mà bạn cảm thấy thoải mái để thể hiện ý kiến. Thời gian sẽ giúp bạn trở nên thoải mái hơn trong việc tham gia tương tác.

• Đặt mục tiêu cụ thể cho bản thân: Đặt mục tiêu cụ thể như tham gia trong cuộc họp hoặc phản hồi lại ý kiến của người khác để khuyến khích sự tham gia.

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và trực tiếp: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn, và trực tiếp để diễn đạt ý kiến, tránh sử dụng ngôn từ quá tôn trọng hoặc yếu đuối.

• Luyện tập sự tự tin: Luyện tập những gì bạn muốn nói để nâng cao sự tự tin trong giao tiếp.

• Nhắc nhở về thành tích và quyền phát biểu: Khi cảm thấy rụt rè, nhớ lại những thành công và khả năng của bản thân, nhấn mạnh rằng bạn cũng xứng đáng và có quyền phát biểu ý kiến.

2.2 Phong cách độc đoán (Aggressive Communication)

Những người thuộc phong cách này là những người có giao tiếp độc đoán thường xuyên nói ra những suy nghĩ, cảm xúc và có xu hướng thống trị các cuộc trò chuyện và gây nhiều bất lợi cho những người khác trong cuộc trò chuyện. Họ cũng thường phản ứng trước khi kịp suy nghĩ nên điều này sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến các mối quan hệ xung quanh và làm giảm đi năng suất ở nơi làm việc. Một vài dấu hiệu mà bạn có thể nhận biết được người có phong cách giao tiếp độc đoán như:

• Chen ngang vào lời nói của người khác khi họ đang nói.

• Xâm phạm không gian cá nhân của người khác.

• Giao tiếp thẳng thắn và trực tiếp, thậm chí thô lỗ, đôi khi đến mức thiếu tế nhị.

• Sử dụng những ngôn ngữ cơ thể mạnh mẽ nhằm khẳng định sự thống trị.

• Chống lại sự thỏa hiệp và cố gắng đưa ra quan điểm để đảm bảo mọi việc được thực hiện theo cách của họ.

• Công kích cá nhân nhằm khẳng định ưu thế hoặc ngược lại sẽ phòng thủ khi bị chất vấn, thách thức.

Giao tiếp với người có xu hướng độc đoán đòi hỏi một số bước cụ thể:

• Giữ thái độ bình tĩnh khi đối mặt với sự hung hãn của đồng nghiệp. Phản ứng bằng sự tức giận hoặc phòng thủ có thể làm gia tăng căng thẳng.

• Tập trung vào việc giải quyết vấn đề đang được thảo luận thay vì phản ứng trước sự gây hấn. Hãy duy trì tư duy chuyên nghiệp.

• Truyền đạt rõ ràng với người đó về mong muốn nhận được sự tôn trọng và tránh tham gia vào các cuộc tấn công cá nhân.

• Cố gắng đồng cảm và hiểu lý do dẫn đến sự hung hăng của người đồng nghiệp, có thể giúp làm dịu đi tình hình.

• Nhận biết khi tình huống trở nên quá tiêu cực và biết cách rời khỏi nó để tránh trở thành một phần của cuộc tranh luận gay gắt.

Nếu bạn là người có xu hướng độc đoán, dưới đây là một số hướng dẫn:

• Xác định những yếu tố, cảm xúc và tình huống gây ra phản ứng hung hăng.

• Khi cảm thấy muốn phản ứng, tạm dừng và hít thở sâu để lấy lại sự bình tĩnh trước khi phản ứng.

• Chú ý lựa chọn ngôn từ để thể hiện sự tôn trọng đối với đối phương, tránh sử dụng ngôn từ gây tổn thương.

• Cố gắng đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu cảm xúc và đồng cảm với họ hơn.

• Nếu bạn đã có hành vi hung hăng trước đây, thừa nhận và xin lỗi người khác để bắt đầu quá trình làm việc lại mối quan hệ.

2.3 Phong cách thụ động – độc đoán (Passive – aggressive communication)

Những người có phong cách giao tiếp này bề ngoài có vẻ thụ động, tuy nhiên thường mang động cơ độc đoán thúc đẩy hành động của họ. Dù lời nói của họ có vẻ dễ chịu, nhưng hành động của họ không luôn tương ứng với những gì họ diễn đạt, được biết đến là "trong ngoài bất nhất". Họ cũng có thể cố gắng che giấu cảm xúc thật khi nói chuyện hoặc ảnh hưởng đến người khác thông qua cảm giác tội lỗi hoặc công kích ngầm. Một số biểu hiện của phong cách giao tiếp thụ động - độc đoán bao gồm:

• Phê bình ngầm: Sử dụng lời mỉa mai, khen ngợi trái chiều hoặc thái độ thiếu tôn trọng để gián tiếp chế nhạo và chỉ trích người khác.

• Im lặng hoặc giấu thông tin: Thay vì giao tiếp rõ ràng, họ thường im lặng hoặc giấu đi những thông tin quan trọng như một cách thể hiện sự không hài lòng.

• Phàn nàn với người khác: Phàn nàn với đồng nghiệp hoặc cấp trên để thu hút sự đồng cảm hoặc hỗ trợ thay vì giải quyết vấn đề trực tiếp. Họ có thể tự coi mình là nạn nhân, trốn tránh trách nhiệm về hành vi thụ động - độc đoán của mình.

Giao tiếp với người có phong cách thụ động – độc đoán đòi hỏi các bước cụ thể:

• Đưa ra yêu cầu rõ ràng: Đề xuất yêu cầu cụ thể và rõ ràng, tránh sử dụng thông tin mập mờ có thể bị bóp méo để phản đối bạn.

• Đáp lại bằng sự bình tĩnh và chuyên nghiệp: Đối mặt với hành vi của họ một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp. Tránh thể hiện phản ứng thất vọng hoặc hung hăng, vì điều này chỉ tạo điều kiện cho họ tiếp tục hành động hung hăng.

• Yêu cầu phản hồi: Khuyến khích họ đưa ra phản hồi để thúc đẩy sự giao tiếp trung thực và mở cửa cho trao đổi ý kiến.

• Nói chuyện trực tiếp và xác định hành vi: Giao tiếp trực tiếp với họ về những hành vi cụ thể đã tạo ra vấn đề. Nếu không có kết quả tích cực, xem xét liên hệ với cấp quản lý để giải quyết tình huống.

Nếu bạn là người có phong cách giao tiếp thụ động – độc đoán, dưới đây là một số hướng dẫn:

• Nhận biết và chấp nhận xu hướng giao tiếp: Nhận ra và chấp nhận xu hướng giao tiếp của bạn, đồng thời hiểu những tác động tích cực của chúng đối với mối quan hệ.

• Bày tỏ quan điểm trực tiếp và trung thực: Cố gắng truyền đạt quan điểm của bạn trực tiếp và trung thực mà không cần phải sử dụng hành vi thụ động – độc đoán.

• Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu: Đặt sự chú ý vào ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu để diễn đạt quan điểm một cách tôn trọng và hợp tác.

• Sử dụng cách tiếp cận nhẹ nhàng: Thay vì sử dụng hành vi gây hấn thụ động, hãy tìm những cách nhẹ nhàng hơn để bày tỏ sự không đồng tình với đồng nghiệp.

2.4 Phong cách giao tiếp quyết đoán (Assertive communication)

Đây là loại giao tiếp được coi là tôn trọng và hiệu quả nhất trong môi trường công việc. Những người áp dụng phong cách này thường chia sẻ ý kiến một cách tự tin, với sự tôn trọng và lịch sự luôn được duy trì. Họ có khả năng đối mặt với thách thức mà vẫn biết khi nào nên từ chối, đồng thời hiểu rõ giới hạn cá nhân và giữ gìn hình ảnh của mình mà không trở nên quá độc đoán hoặc thận trọng quá mức. Phong cách giao tiếp quyết đoán thường được thể hiện qua:

• Hợp tác và động viên: Khuyến khích mối quan hệ lành mạnh bằng cách hợp tác, chia sẻ và động viên các thành viên khác.

• Ngôn ngữ cơ thể thoải mái: Sử dụng ngôn ngữ cơ thể cởi mở và thoải mái để tạo ra môi trường giao tiếp tích cực.

• Tôn trọng mọi người: Luôn thể hiện tôn trọng đối với mọi người trong các tương tác.

Cách tương tác với người giao tiếp quyết đoán:

• Đi thẳng vào vấn đề: Tránh vòng vo và đặt trực tiếp vấn đề khi tương tác với họ.

• Tôn trọng quan điểm: Đánh giá cao quan điểm của họ và tạo cơ hội để trao đổi ý kiến.

• Phản hồi rõ ràng và xây dựng: Đưa ra phản hồi một cách rõ ràng và tích cực, mang lại lợi ích xây dựng.

• Linh hoạt và cởi mở: Thể hiện tính linh hoạt và sẵn sàng tiếp nhận ý kiến của người khác.

• Thích ứng với tình huống: Có khả năng thích ứng với các phong cách giao tiếp khác nhau tùy thuộc vào tình huống cụ thể.

• Kiên nhẫn và bình tĩnh: Giữ tinh thần kiên nhẫn và bình tĩnh đối với những người thích sự vòng vo.

Với những hướng dẫn trên, hy vọng bạn sẽ có cơ hội tối ưu hóa kỹ năng giao tiếp của mình và tạo ra môi trường làm việc tích cực. Đừng quên truy cập blog của Tìm Việc Tốt để cập nhật các chủ đề thú vị khác!